ZAPYTANIE OFERTOWE

„Realizacja obozu socjoterapeutycznego dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych z terenu  miasta Rawa Mazowiecka”

(udzielane bez zastosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 z późn. zm) – zgodnie z dyspozycją art.2 ust.1 pkt 1.)

1. Zamawiający: Miasto Rawa Mazowiecka, pl. Piłsudskiego 5, 96-200 Rawa Mazowiecka

2. Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 10 - dniowego obozu socjoterapeutycznego w miejscowości turystycznej dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych (dotkniętych problemem alkoholizmu i/lub przemocą domową). Uczestnikami obozu będzie 40 uczniów szkół podstawowych (w wieku 9 - 14 lat) z terenu miasta Rawa Mazowiecka w ramach jednego turnusu. Wypoczynek organizowany jest w ramach realizacji Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na rok 2021.
2. Kod CPV

55243000 – usługi w zakresie obozowisk dla dzieci

3. Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie uczestnikom wypoczynku:

1. zakwaterowania,
2. wyżywienia,
3. transportu z Rawy Mazowieckiej do miejsca wypoczynku oraz z miejsca wypoczynku do Rawy Mazowieckiej z niezbędną opieką wychowawczą podczas transportu,
4. opieki pedagogicznej,
5. opieki medycznej,
6. opracowanie i realizacja programu obozu ( w tym zajęć integracyjnych, terapeutycznych w tym zajęć z zakresu profilaktyki uzależnień),
7. ubezpieczenia uczestników wypoczynku oraz kadry pedagogicznej,
8. zorganizowanie dwóch wycieczek autokarowych,
9. sporządzenie sprawozdania z realizacji zamówienia.

4. Wartość zamówienia: wartością zamówienia będzie iloczyn liczby uczestników kolonii pomnożony przez cenę jednostkową oraz podanie przez Wykonawcę całkowitej ceny kolonii brutto

III.  Szczegółowe warunki zamówienia:

1. Zorganizowanie jednego turnusu obozu socjoterapeutycznego, 10 dniowego (9 noclegów), w przedziale czasowym od 26.07.2021 r. – 27.08.2021 r.
2. Liczba osób:
   1. 40 osób (dzieci w wieku 9-14 lat z terenu miasta Rawa Mazowiecka)
   2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników obozu maksymalnie o 5 osób z powodu przypadków losowych)
3. Lokalizacja i warunki lokalowe:
   1. Przedmiot zamówienia należy realizować w ośrodku wypoczynkowym w Polsce w atrakcyjnej turystycznie miejscowości.
   2. Obiekt: budynek na terenie ogrodzonym, oświetlonym z dostępem do kompleksu rekreacyjno – sportowego na terenie ośrodka, posiadający stołówkę, oraz świetlicę.
   3. Pokoje z pełnym węzłem sanitarnym, powinny być wyposażone w niezbędny sprzęt umożliwiający swobodne funkcjonowanie.
   4. Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pobytu zgodnie z wytycznymi GIS, MZ, MEiN dla organizatorów wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2021 r.
4. Wyżywienie:
   1. turnus obejmuje codzienne wyżywienie (minimum 3 posiłki). Wykonawca powinien zapewnić nieograniczony codzienny dostęp do napojów oraz suchy prowiant na czas wycieczek oraz podróży powrotnej. Jadłospis powinien spełniać normy żywieniowe właściwe dla wieku uczestników.
5. Program zajęć:
   1. Program zajęć powinien uwzględnić co najmniej następujące elementy: wycieczki z nieodpłatnym dla uczestników wstępem do zwiedzanych obiektów, organizowanie zajęć i rozgrywek sportowych, gry terenowe, organizację dyskoteki /ogniska, codzienne spotkania w grupach w celu omówienia problemów, podsumowania dnia.
   2. Program powinien zawierać codzienne zajęcia terapeutyczne z elementami profilaktyki uzależnień prowadzone przez specjalistów (psycholog, socjoterapeuta)

6. Kadra pedagogiczna:

1. Wykonawca zapewni kierownika kolonii oraz wychowawców w ilości zgodnej w obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
2. Kierownik i wychowawcy powinni posiadać kwalifikacje i umiejętności potwierdzone stosownymi dokumentami.

7. Bezpieczeństwo uczestników:

1. Ubezpieczenie: na czas pobytu, podróży, wycieczek. Uczestnicy muszą być ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.
2. Opieka medyczna: zapewnienie opieki pielęgnacyjnej i lekarskiej polegającej na wezwaniu lekarza do ośrodka lub dowiezienia uczestnika pobytu do przychodni bezpłatnym transportem.
3. Opieka ratownika: Wykonawca zapewni opiekę ratownika podczas kąpieli uczestników, zgodnie z odrębnymi przepisami ( w przypadku korzystania z kąpielisk).
4. Przestrzeganie wytycznych GIS, MZ, MEiN dla organizatorów wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2021 r.

IV. Wykaz dokumentów, które należy dołączyć do oferty.

1. Ofertę cenową zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania – Formularz Ofertowy.
2. Kserokopię zaświadczenia o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych (potwierdzoną za zgodność z oryginałem).
3. Zezwolenie na organizację imprez turystycznych, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy z dnia 24 listopada 2017r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2139) ważne co najmniej do 31 sierpnia 2021 r.
4. Wykaz kadry – posiadane kwalifikacje.
5. Kserokopię polisy ubezpieczeniowej OC prowadzonej działalności.
6. Program wypoczynku z uwzględnieniem tematyki zajęć terapeutycznych oraz czasem trwania.
7. Charakterystyka miejsca zakwaterowania wraz ze zdjęciami obiektu.
8. Aktualny odpis z odpowiedniego rejestru lub inne dokumenty informujące o statusie prawnym podmiotu składającego ofertę i umocowanie osób go reprezentujących.
9. Oświadczenia o spełnieniu warunków – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
10. Udokumentowanie doświadczenia w zakresie organizacji kolonii dla dzieci w latach 2017 - 2020 (potwierdzone stosownymi dokumentami /referencjami).

 V. Kryteria wyboru oferty:

1. Jedynym kryterium wyboru ofert będzie cena brutto oferty (,,cena" = 100%). Jest to cena za pobyt jednego uczestnika brutto
2. Oferta o najniższej cenie jednostkowej uzyska maksymalną ilość punktów, tj.: 10 pkt.

Pozostałym Wykonawcom przyznana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) ilość punktów wg wzoru:

Cena = (cena brutto oferty najniższej / ceny brutto oferty badanej ) x 10 pkt

W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów przez różnych oferentów  spełniających wymogi zapytania, Organizator dopuszcza negocjację ceny z tymi oferentami.

VI. Forma i sposób wynagrodzenia:

1. Wynagrodzenie zostanie wypłacone Wykonawcy przelewem po zakończeniu realizacji zadania na podstawie rachunku / faktury oraz po dostarczeniu Zamawiającemu sprawozdania z wykonania zadania.
2. Cena za przedmiot zamówienia pozostaje niezmienna do końca realizacji zamówienia.

VII. Miejsce i termin złożenia  ofert:

1. Oferty będą przyjmowane na Formularzu oferty według załączonego wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania.
2. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 9.06.2021 r. do godz. 11.00, w formie:
   1. elektronicznej na adres e-mail: anita.galka@miastorawa.pl (dokument skan z podpisem osoby upoważnionej reprezentującej Wykonawcę) lub
   2. w zamkniętej kopercie w biurze podawczym Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka przy pl. Piłsudskiego 5 z dopiskiem „Realizacja obozu socjoterapeutycznego dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych z terenu miasta Rawa Mazowiecka”. Liczy się data wpływu do Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. W niniejszym postępowaniu oferty, oświadczania, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub poprzez korespondencję e-mail.

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

1. Ocena ofert zostanie dokonana do dnia 15.06.2021 r., o wynikach i wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcy, którzy złożyli oferty zostaną powiadomieni za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie
2. Z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie zawarta umowa określająca szczegółowe warunki realizacji zamówienia.

IX. Pozostałe informacje:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo możliwości zmiany liczby uczestników obozu maksymalne o 5 osób.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji zamówienia z powodu zwiększenia obostrzeń wywołanych pandemią koronawirusa.
3. Szczegółowych informacje dotyczących składania ofert  udziela pełnomocnik ds. rozwiazywania problemów alkoholowych i profilaktyki uzależnień, pod numerem telefonu 691 222 557, adres e-mail: anita.galka@miastorawa.pl
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania konkursu przed upływem terminu na złożenie ofert, możliwości przedłużenia terminu złożenia ofert oraz możliwość unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.
6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO:

Klauzula informacyina z art. 13 RODO do zastosowania w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO", informuję, że:

1.Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Rawa Mazowiecka z siedzibą pl. Piłsudskiego 5, 96-200 Rawa Mazowiecka.

2.Inspektorem ochrony danych jest Maciej Wiśniewski. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z przetwarzaniem dotyczących Pani/Pana danych, proszę nie wahać się skontaktować z nim pod adresem: iod@miastorawa.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub pod numerem telefonu Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka 46 814 21 80.

3.Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.:

„Realizacja obozu socjoterapeutycznego dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych z terenu miasta Rawa Mazowiecka" oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku zawarcia umowy na wykonanie zadania stanowiącego przedmiot zamówienia.

4.Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących.

5.Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.

6.Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty upoważnione z mocy prawa.

7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu ustania celu przetwarzania lub przez okres 5 lat wynikający z kategorii archiwalnej dokumentów, w których ujęte są dane, określonych w przepisach wykonawczych.

8.W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

9.Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania
• danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

10.Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,

gdyż

podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Niniejszym informujemy o wyborze najkorzystniejszej oferty na zapytanie ofertowe z dnia 26.05.2021, które dotyczyło „Realizacji obozu socjoterapeutycznego dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych z terenu miasta Rawa Mazowiecka”.

Wybór najkorzystniejszej oferty:

Za najkorzystniejszą ofertę spełniającą wszystkie warunki zapytania ofertowego uznano ofertę złożoną przez wykonawcę:

Paweł Nowak – Centrum Progres

ul. 11 Listopada 41

95-040 Koluszki

NIP 7731219751

REGON 590588884

Uzasadnienie wyboru

Wybrana oferta odpowiada wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o zastosowane kryteria. Oferta otrzymała największą ilość punktów – 10 pkt.