Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miasta Rawa Mazowiecka

NABÓR NA WOLNE STANOWISKO PRACY

BURMISTRZ MIASTA RAWA MAZOWIECKA

OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO PRACY

Referent w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka

 

I. Nazwa i adres jednostki: Urząd Miasta, 96-200 Rawa Mazowiecka Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 5.

II. Określenie stanowiska:  referent

 

III. Określenie wymagań związanych ze stanowiskiem:

1. wymagania niezbędne:

• wykształcenie wyższe,
• 2 lata stażu pracy, 
• ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia,
• znajomość instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• znajomość ustawy o samorządzie gminnym oraz przepisów kodeksu wyborczego,
• komunikatywność,
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• nieposzlakowana opinia,
• obywatelstwo polskie,

2. wymagania dodatkowe:

• samodzielność w wykonywaniu zadań,
• wysoka kultura osobista,
• znajomość obsługi komputera,
• dyspozycyjność.

IV. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

1. 1. Prowadzenie kancelarii ogólnej zgodnie z instrukcją kancelaryjną, w tym:
      1. przyjmowanie korespondencji i przesyłek pocztowych,
      2. prowadzenie dziennika korespondencji,
      3. prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych.

2.  Dzielenie i przekazywanie korespondencji przejrzanej i zwróconej przez Burmistrza,

jego Zastępcę – zgodnie z dyspozycjami, właściwym wydziałom.

3. Dokonywanie weryfikacji i sprawdzanie kompletności dokumentów składanych przez interesanta.

4. Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożliwości doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania.

5. Obsługa interesantów w zakresie wydawania druków wniosków do załatwiania spraw, pomoc przy ich wypełnianiu, przyjmowanie wniosków wraz z dokumentacją, wydawanie przesyłek awizowanych.

6. Udzielanie informacji interesantom o sposobie załatwienia sprawy.

7. Udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Urzędu, o podmiotach gospodarczych, instytucjach, stowarzyszeniach, firmach działających na terenie miasta oraz wskazywanie kompetentnych osób i miejsc do załatwienia sprawy.

8. Prowadzenie doręczeń zastępczych.

9. Przyjmowanie ofert na organizowane przez Urząd przetargi.

10. Składanie na wezwanie sądów urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych.

11. Prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji interesanta.

12.Przygotowywanie dokumentów do archiwizacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.

13.Systematyczna analiza i kontrola wydatków Urzędu w ramach swojego zakresu czynności.

14.Wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza Miasta, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Miasta.

15. Prowadzenie archiwum zakładowego, w tym:

1. 1. przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych urzędu;
   2. przyjmowanie dokumentacji niearchiwalnej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych miasta,
   3. przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
   4. udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
   5. wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów płacowych i osobowych dla pracowników zlikwidowanych jednostek organizacyjnych miasta;
   6. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i udział w komisyjnym jej brakowaniu – po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego;
   7. zgłaszanie dokumentacji kategorii „BE” do właściwego archiwum państwowego celem dokonania ekspertyzy;
   8. poddawanie przechowywanej dokumentacji niezbędnym zabiegom konserwatorskim;
   9. przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
   10. współpraca z komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie odpowiedniego przygotowania dokumentacji do przekazania archiwum zakładowemu;
   11. przeprowadzanie skontrum powierzonego zasobu archiwalnego;
   12. dbanie o całość i bezpieczeństwo archiwum, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed kradzieżą, pożarem, zalaniem, czynnikami fizyko-chemicznymi (bezpośrednie działanie promieni słonecznych, zmiany temperatury, zawilgocenie, wysuszenie) oraz biologicznymi (pleśń, drobnoustroje, szkodniki);
   13. zapewnienie ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych oraz zachowania tajemnic ustawowo chronionych: skarbowej, handlowej i innych wynikających z obowiązujących przepisów.
   14. składanie   Sekretarzowi  Urzędu w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku – rocznego sprawozdania z wykonania czynności i zadań archiwum zakładowego. W szczególności sprawozdanie powinno:

1/wykazywać ilość dokumentacji (w metrach bieżących) i jednostkach archiwalnych:

a/przyjętej z poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu - z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną,

b/przekazanej do właściwego archiwum państwowego,

c/wydzielonej i przekazanej na makulaturę,

d/udostępnionej (w liczbie kart udostępnienia) i w jednostkach archiwalnych;

2/ponadto pracownik  archiwum ewentualnie zawiera ocenę sytuacji archiwum zakładowego (wykorzystanie powierzchni na przyjmowanie akt, przeprowadzone kontrole itp.).

1. 1. 15. Inne czynności wymienione w instrukcji archiwalnej Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka.

V. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:

• stanowisko pracy znajduje się w budynku Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka przy Pl. Marsz. J. Piłsudskiego 5, na parterze,
• praca w wymiarze pełnego etatu – 40 godzin tygodniowo,
• praca administracyjno-biurowa,
• praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie.

VI. Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia niniejszego ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych był wyższy niż 6 %.

 

VII. Wymagane dokumenty:

1. list motywacyjny,
2. kwestionariusz osobowy,
3. curriculum vitae,
4. kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz staż pracy,
5. kopie świadectw pracy,
6. kopie innych dodatkowych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach,
7. kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność ( w przypadku osób niepełnosprawnych)
8. oświadczenia:
   1. o niekaralności za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
   2. o stanie zdrowia pozwalającym na podjęcie zatrudnienia na stanowisku wskazanym w ogłoszeniu o naborze,
   3. o posiadaniu obywatelstwa polskiego oraz korzystaniu z pełni praw publicznych.

Każdy dokument składany w formie kserokopii musi być potwierdzony za zgodność z oryginałem przez składającego ofertę, poprzez użycie zwrotu „stwierdzam zgodność z oryginałem”, miejscowość, data, czytelny podpis.

Dokumenty składane w oryginale muszą być podpisane czytelnie przez kandydata.

 

VIII. Określenie terminu i miejsca składania dokumentów:

Wymagane dokumenty należy składać w zamkniętej kopercie w biurze podawczym Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka Pl. Piłsudskiego 5 lub listownie na adres: Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka, 96-200 Rawa Mazowiecka Pl. Piłsudskiego 5 z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko referent w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka”, w terminie do dnia  27 sierpnia 2018 roku, do godz. 14oo. Dokumenty, które wpłyną do Urzędu po wyżej określonym terminie, nie będą rozpatrywane.

W przypadku ofert nadesłanych listownie liczy się data wpływu oferty do Urzędu.

Wzór kwestionariusza osobowego niezbędnego do złożenia oferty pracy dostępny jest do pobrania na stronie www.bip.rawamazowiecka.pl bądź w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka, pokój nr 17 w godzinach pracy Urzędu.

Z pracownikiem podejmującym po raz pierwszy pracę w administracji samorządowej zostanie zawarta umowa na czas określony. Pozytywny wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika.

Burmistrz Miasta Rawa Mazowiecka informuje kandydatów, że oferty niekompletne (nie zawierające wszystkich obowiązkowo wymaganych danych i dokumentów) oraz złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Nie dopuszcza się uzupełniania dokumentów złożonych w ofertach po upływie terminu na złożenie ofert.

Osoby, których oferty spełnią wymagania formalne zostaną dopuszczone do kolejnego etapu procedury naboru.

O dalszej procedurze naboru i terminach kandydaci będą poinformowani telefonicznie bądź odrębnym pismem.

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej adres www.rawamazowiecka.pl oraz na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta.

 

Burmistrz Miasta zastrzega sobie prawo do unieważnienia naboru bez podania przyczyn.

 

Klauzula informacyjna dla kandydatów

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta w Rawie Mazowieckiej z siedzibą w Rawie Mazowieckiej, Plac Piłsudskiego 5;
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko  referent w Wydziale Organizacyjnym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (to jest na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody) oraz w zakresie danych osobowych wymienionych w art. 221 1 Kodeksu pracy – na podstawie ww. przepisu Kodeksu pracy;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
   • realizacji procedury rekrutacji w ramach niniejszego naboru:
     • na podstawie Kodeksu pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych w zw.  z art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenie o ochronie danych osobowych - w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych oraz w zakresie danych o niepełnosprawności w zw. z art. 9 ust. 2 lit. b ww. rozporządzenia - w ramach wykonywania szczególnych praw przez Panią/Pana dotyczących pierwszeństwa zatrudnienia na stanowisku urzędniczym, z wyłączeniem kierowniczych stanowisk urzędniczych,
     • a w zakresie w jakim podanie danych jest dobrowolne na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych
4. Pani/Pana dane osobowe przekazane w celach związanych z rekrutacją nie będą przekazywane odbiorcom danych; nie będą one również przekazywane do państw trzecich ani do organizacji międzynarodowych;
5. Pani/Pana dane osobowe podane w związku z procesem rekrutacji będą przechowywane do czasu zakończenia tego procesu:

• Pani/Pana oferta pracy w przypadku niezakwalifikowania do kolejnych etapów oraz niewskazania Pani/Pana kandydatury w protokole naboru może być odebrana przez Panią/Pana osobiście w terminie miesiąca od dnia ogłoszenia wyniku naboru. Po ww. terminie zostanie komisyjne zniszczona,
• jeżeli Pani/Pana kandydatura zostanie wskazana w protokole naboru Pani/Pana oferta pracy będzie przechowywana przez okres trzech miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru. Po ww. terminie nieodebrana przez Panią/Pana osobiście oferta zostanie komisyjne zniszczona,
• pozostałe dokumenty przebiegu procesu rekrutacji będą przechowywane przez okres 5 lat kalendarzowych po ostatecznym zakończeniu procedury naboru,
• w przypadku danych podanych dobrowolnie do czasu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okresy wskazane powyżej. 

6. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, jak również prawo do ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych; w zakresie w jakim przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie udzielonej zgody – ma Pani/Pan prawo do wycofania tej zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Pani/Pana zdaniem, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych - narusza przepisy RODO;

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem udziału w procesie rekrutacji. Brak podania tych danych będzie skutkował tym, że Pani/Pana aplikacja nie będzie brana pod uwagę w procesie rekrutacji.

9. Podane przez Pana/Panią dane osobowe nie będę wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym moa w art.22.

Wymagane dokumenty: list motywacyjny oraz CV( z uwzględnieniem dokładnego przebiegu kariery zawodowej), powinny być opatrzone podpisaną przez kandydata klauzulą:

„Na podstawie art. 7 ust. 1 RODO oświadczam, iż wyrażam zgodę na przetwarzanie przez administratora, którym jest Urząd Miasta w Rawie Mazowieckiej z siedzibą w Rawie Mazowieckiej, Plac Piłsudskiego 5, moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych, w celu przeprowadzenia procedury rekrutacji na stanowisko referent w Wydziale Organizacyjnym. Powyższa zgoda została wyrażona dobrowolnie zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO”.