Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miasta Rawa Mazowiecka

ZAPYTANIE OFERTOWE
„Realizacja obozu z programem socjoterapeutycznym dla dzieci i młodzieży z terenu  miasta Rawa Mazowiecka”
w sprawie zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 30.000 EURO (udzielane bez zastosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych).

I. Zamawiający: Miasto Rawa Mazowiecka, Pl. Piłsudskiego 5, 96-200 Rawa Mazowiecka
II. Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 10 – dniowego obozu z programem socjoterapeutycznym w miejscowości turystycznej dla dzieci i młodzieży.
Uczestnikami kolonii będzie 20 uczniów szkół podstawowych (w wieku 9 - 15 lat) pochodzących z rodzin dysfunkcyjnych (m.in. problem alkoholowy w rodzinie, przemoc w rodzinie, rodziny rozbite) z terenu miasta Rawa Mazowiecka w ramach jednego turnusu.
Wypoczynek organizowany jest w ramach realizacji Miejskiego Programu Profilaktyki 
i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii na lata 2023-2025. 
2. Kod CPV
63511000-4 Organizacja wycieczek
3. Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie uczestnikom wypoczynku:
a)    zakwaterowania,
b)    wyżywienia,
c)    transportu z Rawy Mazowieckiej do miejsca wypoczynku oraz z miejsca wypoczynku do Rawy Mazowieckiej z niezbędną opieką wychowawczą podczas transportu,
d)    opieki pedagogicznej,
e)    opieki medycznej,
f)    opracowanie i realizacja programu kolonii (w tym zajęć integracyjnych, socjoterapeutycznych w tym zajęć z zakresu profilaktyki uzależnień),
g)    ubezpieczenia uczestników wypoczynku oraz kadry pedagogicznej,
h)    zorganizowanie dwóch wycieczek autokarowych,
i)    sporządzenie sprawozdania z realizacji zamówienia.
4. Wartość zamówienia: wartością zamówienia będzie iloczyn liczby uczestników obozu pomnożony przez cenę jednostkową oraz podanie przez Wykonawcę całkowitej ceny obozu brutto.
III.  Szczegółowe warunki zamówienia:
1. Zorganizowanie jednego turnusu obozu socjoterapeutycznego, 10 - dniowego (9 noclegów), w przedziale czasowym od 14.07.2025 r. – 27.07.2025 r.
2. Liczba osób: 
a) 20 osób (dzieci w wieku 9-15 lat z terenu miasta Rawa Mazowiecka)
b) zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników obozu maksymalnie o 5 osób.
3. Lokalizacja i warunki lokalowe:
a) przedmiot zamówienia należy realizować w ośrodku wypoczynkowym w Polsce w atrakcyjnej turystycznie miejscowości, województwo: podkarpackie, dolnośląskie, małopolskie, świętokrzyskie.
b) obiekt: budynek na terenie ogrodzonym, oświetlonym z dostępem do kompleksu rekreacyjno – sportowego na terenie ośrodka, posiadający stołówkę, oraz świetlicę.
c) zakwaterowanie: 20 uczniów + min. 2 opiekunów + kierownik obozu w pokojach 2,3,4 osobowych w jednym budynku.
d) pokoje z pełnym węzłem sanitarnym, powinny być wyposażone w niezbędny sprzęt umożliwiający swobodne funkcjonowanie. 
e) zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pobytu zgodnie z wytycznymi GIS, MZ, MEiN dla organizatorów wypoczynku letniego dzieci i młodzieży.
4. Wyżywienie:
a) turnus obejmuje codzienne wyżywienie (minimum 3 posiłki) dla 20 uczestników oraz wychowawców i specjalistów. Wykonawca powinien zapewnić nieograniczony codzienny dostęp do napojów oraz suchy prowiant na czas wycieczek oraz podróży powrotnej. Jadłospis powinien spełniać normy żywieniowe właściwe dla wieku uczestników.
5. Program zajęć:
a)    program zajęć powinien uwzględnić co najmniej następujące elementy: wycieczki turystyczno – krajoznawcze z nieodpłatnym dla uczestników wstępem do zwiedzanych obiektów, organizowanie zajęć i rozgrywek sportowych, gry terenowe, organizację dyskoteki/ogniska, codzienne spotkania w grupach w celu omówienia problemów, podsumowania dnia. 
b)    program powinien zawierać codzienne zajęcia socjoterapeutyczne z elementami profilaktyki uzależnień prowadzone przez specjalistę (socjoterapeuta).
6. Kadra:
a) wykonawca zapewni kierownika wypoczynku/obozu oraz wychowawców w ilości zgodnej w obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
b) kierownik i wychowawcy powinni posiadać kwalifikacje i umiejętności potwierdzone stosownymi dokumentami.
c) zapewnienie opieki min. 2 wychowawców od momentu zbiórki do powrotu do Rawy Mazowieckiej.
d) wykonawca zapewni realizację zajęć socjoterapeutycznych (min. 10 h) przez socjoterapeutę. Do prowadzenia zajęć socjoterapeutycznych uprawnione są jedynie osoby, które ukończyły studia podyplomowe lub kurs kwalifikacyjny z zakresu socjoterapii. Osoba, która nie posiada kwalifikacji może współprowadzić zajęcia z wykwalifikowanym socjoterapeutą, pod warunkiem przygotowania kierunkowego oraz ukończenia form szkoleniowych, przygotowujących do pracy z grupą,
e) wykonawca zapewni całodobową opiekę nad uczestnikami,
f) wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające kwalifikacje kadry, oraz w przypadku podpisania umowy dane kontaktowe do wychowawców,
g) w przypadku zmian kadrowych w trakcie trwania zadania niezbędne jest przedłożenie Urzędowi Miasta  w Rawie Mazowieckiej, z minimum 2-dniowym wyprzedzeniem, pisemnego zgłoszenia tego faktu wraz z oświadczeniem potwierdzającym spełnienie, przez zatrudnianą, warunków, o których mowa w art. 92p ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty oraz aktualną informacją z Krajowego Rejestru Karnego, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem planowanego zaangażowania nowego pracownika.
7. Bezpieczeństwo uczestników:
a) wykonawca zapewni transport (jednym autokarem) dla 20 uczestników i min. 2 opiekunów z miejsca wyjazdu (Rawa Mazowiecka, konkretne miejsce wyznaczone przez zamawiającego). Wykonawca zapewni autokar sprawny technicznie, który musi posiadać w dniu wyjazdu i powrotu wszystkie aktualne dokumenty wymagane do przewozu pasażerów. Transport musi być zorganizowany zgodnie z aktualnymi na dzień wyjazdu przepisami określonymi w ustawie Prawo o ruchu drogowym. Wykonawca w ramach oferowanej ceny pokrywa koszty wszystkich opłat drogowych i parkingowych,
b) uczestnicy muszą być ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia. Ubezpieczenie NNW obejmuje moment wyjazdu uczestników z miejsca zbiórki do momentu przyjazdu,
c) wykonawca zapewni opiekę pielęgnacyjną i lekarską polegającą na wezwaniu lekarza do ośrodka lub dowiezienia uczestnika pobytu do przychodni bezpłatnym transportem,
d) wykonawca zapewni opiekę ratownika podczas kąpieli uczestników, zgodnie z odrębnymi przepisami (w przypadku korzystania z kąpielisk).
e) wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania wytycznych GIS, MZ, MEiN dla organizatorów wypoczynku letniego dzieci i młodzieży,
f) wykonawca przekaże Rodzicom/Opiekunom program obozu oraz dane kontaktowe do Kierownika Wypoczynku, Wychowawców.
IV. Wykaz dokumentów, które należy dołączyć do oferty.
1.    Ofertę cenową zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania – Formularz Ofertowy.
2.    Kserokopię zaświadczenia o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych (potwierdzoną za zgodność z oryginałem).
3.    Wykaz kadry – posiadane kwalifikacje – załącznik nr 4.
4.    Kserokopię polisy ubezpieczeniowej OC prowadzonej działalności.
5.    Program wypoczynku z uwzględnieniem tematyki zajęć terapeutycznych oraz czasem trwania.
6.    Charakterystyka miejsca zakwaterowania wraz ze zdjęciami obiektu.
7.    Aktualny odpis z odpowiedniego rejestru lub inne dokumenty informujące o statusie prawnym podmiotu składającego ofertę i umocowanie osób go reprezentujących.
8.    Oświadczenia o spełnieniu warunków – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
9.    Udokumentowanie doświadczenia w zakresie organizacji kolonii dla dzieci w latach       2021 - 2024 (potwierdzone stosownymi dokumentami /referencjami).

V. Kryteria wyboru oferty:
1. Jedynym kryterium wyboru ofert będzie cena brutto oferty (,,cena" = 100%). Jest to cena za pobyt jednego uczestnika brutto.
2. Oferta o najniższej cenie jednostkowej uzyska maksymalną ilość punktów, tj.: 10 pkt.
Pozostałym Wykonawcom przyznana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie
mniejsza) ilość punktów wg wzoru:
Cena = (cena brutto oferty najniższej / ceny brutto oferty badanej ) x 10 pkt
W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów przez różnych oferentów  spełniających wymogi zapytania, Organizator dopuszcza negocjację ceny z tymi oferentami.

VI. Forma i sposób wynagrodzenia:
1.    Wynagrodzenie zostanie wypłacone Wykonawcy przelewem po zakończeniu realizacji zadania na podstawie rachunku/faktury oraz po dostarczeniu Zamawiającemu
sprawozdania z wykonania zadania.
2.    Cena za przedmiot zamówienia pozostaje niezmienna do końca realizacji zamówienia.

VII. Miejsce i termin złożenia  ofert: 
1.    Oferty będą przyjmowane na Formularzu oferty według załączonego wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania.
2.    Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 19.05.2025 r. do godz. 14.00 w formie:
a) elektronicznej na adres e-mail: um@rawamazowiecka.pl (dokument skan z podpisem osoby upoważnionej reprezentującej Wykonawcę) lub
b) w zamkniętej kopercie osobiście w biurze podawczym Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka przy pl. Piłsudskiego 5, 96-200 Rawa Mazowiecka lub pocztą (adres jak wyżej) z dopiskiem „Realizacja obozu socjoterapeutycznego dla dzieci i młodzieży z terenu miasta Rawa Mazowiecka”. Liczy się data wpływu do Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka. 
3.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4.    W niniejszym postępowaniu oferty, oświadczania, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub poprzez korespondencję e-mail.
5.    Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu ostatniego dnia na złożenie oferty, tj. do dnia 19.06.2025 r.

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
1.    Ocena ofert zostanie dokonana do dnia 3.06.2025 r., o wynikach i wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcy, którzy złożyli oferty zostaną powiadomieni za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.
2.    Z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie zawarta umowa określająca szczegółowe warunki realizacji zamówienia.
IX. Pozostałe informacje:
1.    Szczegółowych informacje dotyczących składania ofert udziela pełnomocnik ds. rozwiazywania problemów alkoholowych i profilaktyki uzależnień, pod numerem telefonu 46 814 37 69, adres e-mail: anita.gaczkowska@miastorawa.pl 
2.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
3.    Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania konkursu przed upływem terminu na złożenie ofert, możliwości przedłużenia terminu złożenia ofert oraz możliwość unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.
4.    Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert.
5.    Dokumenty składane Organizatorowi przed rozpoczęciem realizacji zadania:
1)    Dokumenty potwierdzające zgłoszenie organizacji wypoczynku do właściwego kuratora oświaty.
2)    Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (w zakresie informacji dotyczącej niekaralności za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe) dla każdej zaangażowanej osoby wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem rozpoczęcia realizacji zadania.
3)    Program obozu socjoterapeutycznego oraz telefon kontaktowy do Kierownika obozu/wychowawców w celu przekazania Rodzicom/Opiekunom.
4)    Karty kwalifikacyjne uczestnika wypoczynku.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO:
Klauzula informacyina z art. 13 RODO do zastosowania w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO", informuję, że:
1.Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Rawa Mazowiecka 
z siedzibą pl. Piłsudskiego 5, 96-200 Rawa Mazowiecka.
2.Inspektorem ochrony danych jest Maciej Wiśniewski. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z przetwarzaniem dotyczących Pani/Pana danych, proszę nie wahać się skontaktować z nim pod adresem: iod@miastorawa.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub pod numerem telefonu Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka 46 814 21 80.
3.Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.:
„Realizacja obozu socjoterapeutycznego dla dzieci i młodzieży z terenu miasta Rawa Mazowiecka" oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku zawarcia umowy na wykonanie zadania stanowiącego przedmiot zamówienia.
4.Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących.
5.Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.
6.Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być tylko podmioty upoważnione z mocy prawa. 
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu ustania celu przetwarzania lub przez okres 5 lat wynikający z kategorii archiwalnej dokumentów, w których ujęte są dane, określonych w przepisach wykonawczych.
8.W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
9.Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania
danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
10.Nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż
podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.